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Pasar datos de Excel

 

Si ya disponemos de los datos de los artículos y productos que vamos a vender, ya sea en un listado que nos proporcionen los fabricantes y distribuidores, o almacenados por nosotros en algún listado o archivo, podremos volcar dicha información a la nueva aplicación de una forma relativamente fácil.

El archivo deberá estar en formato Excel. Si los datos nos son proporcionados en pdf, existen herramientas gratuitas que transforman pdf en Excel de forma fácil.

En TPV disponemos de una herramienta “Herramientas/Pasar Datos de Excel a Artículos“, con la cual podremos incluir en la base de datos de Artículos, los artículos de venta de nuestra tienda. Para ello deberemos de seleccionar el archivo a tratar y configurar una serie de parámetros.

Lo primero que debemos hacer es abrir el archivo que queremos procesar y identificar los campos que exportaremos a la base de datos  de la aplicación TPV.

Cada columna del archivo Excel representa un campo, tendremos que identificar cada campo que nos interese y vincularlo con un  número en su correspondiente casilla de la herramienta de importación. Si por ejemplo, el campo que identifica el código del producto esta en la columna “C” del archivo Excel, deberemos introducir un “3” en la casilla “Código“. Lo mismo deberemos hacer con todos los campos que vayamos a importar.

Los campos de la base de datos disponibles son los siguientes:

  • Código – Código del artículo.
  • Descripción – Descripción del artículo.
  • Precio Compra – Precio de compra del producto.
  • Stock – Número de unidades del artículo.
  • Stock Mínimo – Esta opción no es utilizada de momento por el programa, en futuras versiones será implementada.
  • RAEE – Si se aplica el RAEE al producto.
  • Precio Venta – Precio de venta del producto, sin IVA.
  • Precio Total – Precio de venta al publico, con IVA.
  • Código de barras – Código de barras del artículo.
  • Ubicación – Ubicación o localización del producto.

 

Hay una serie de campos que nos permiten modificar el valor inicial o generarlo si este no existe:

  • Precio Compra – Para el correcto funcionamiento del programa es necesario conocer el precio final de compra de cada producto que vamos a vender, precio final con IVA incluido. Si el valor del listado no ofrece este dato, lo podemos calcular sobre el precio de compra neto. El primer campo nos permite realizar un descuento del tanto % que nos realice el fabricante, si no tenemos descuento pondremos 0 (cero). El segundo campo suma el RAEE, (cero) si no se aplica. El tercer campo indica el IVA. El cuarto campo indica el Recargo de Equivalencia, si no se aplica ponemos 0 (cero).
  • Stock – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • Stock Mínimo – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • RAEE – Si el listado Excel dispone de un campo RAEE, y marcamos las opciones “Utilizar RAEE para Calcular Precio Compra” o “Utilizar RAEE
    para Precio Venta“, se utilizara el RAEE especificado en cada linea de producto del archivo Excel.
  • Precio Venta – Se calcula el precio de venta más el porcentaje que especifiquemos en la primera casilla. En el número de columna debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.
  • Precio Total – La primera casilla indica el importe del RAEE, cero, si no lo aplicamos. La segunda casilla indica el IVA. Y la tercera casilla el Recargo de Equivalencia, cero, si no se aplica. En el número de columma debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.

 

Estos cálculos se realizaran por cada linea de productos que contenga el archivo, o por el rango que especifiquemos más abajo al realizar la importación.

 

  1. Una vez rellenados estos datos deberemos seleccionar el archivo Excel desde el botón “Buscar Archivo“, el archivo seleccionado será visible en en campo “Archivo Excel“.
  2. El campo “Nº Hoja” selecciona la hoja de Excel activa, generalmente la número 1.
  3. Linea Comienzo” indica la primera linea que contiene la información de cada artículo.
  4. Linea Final” indica la ultima linea que será procesada. Es muy importante que no haya lineas en blanco (sin datos), esto provocara un error en la importación.

Para hacer una prueba de la importación no es necesario seleccionar todos los datos, con seleccionar 10 o 15 lineas será suficiente para ver si el resultado se adapta a nuestras necesidades e ir corrigiendo los datos y campos que no muestren el resultado esperado.

 

Para pasar los datos a una base de datos temporal pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos de Excel“. Estos datos los podremos ver en la solapa “Datos“. De esta forma podemos hacer diferentes pruebas hasta encontrar la importación correcta. Si los datos no son correctos podemos borrar toda la base de datos importada pulsando sobre “Borrar todos los Datos“, y empezar la importación de nuevo.

Si los datos son correctos podemos importarlos ya a la base de datos definitiva de Artículos pulsando sobre el botón “Pasar Datos a Artículos“. Hay que estar seguros de que los datos que incorporamos son correctos ya que esta acción no se podrá deshacer una vez realizada. Para modificar los datos ya importados deberemos realizarlo desde “Artículos/Artículos“, desde aquí se podrá modificar o borrar cualquier dato.

Para una mayor seguridad es recomendable hacer una copia de seguridad de los datos desde “Herramientas/Copia de Seguridad” o realizando una copia en algún lugar seguro del archivo “Articulos.dbf“.

 

 

Pasar datos de archivos Excel a base de datos Articulos
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