Nuevo botón en la pantalla artículos

Nuevo botón en la pantalla artículos

Se ha añadido un nuevo botón en la pantalla artículos que nos permite de forma rápida duplicar los datos de un artículo ya existente.

Ahora con el botón “Duplicar Artículo“, podemos crear un nuevo artículo que tenga los datos muy similares a un artículo ya existente. Este nuevo botón lo podemos encontrar en la parte derecha de la pantalla, justo debajo del botón “Bajas“.

El nuevo artículo sera creado con los siguientes datos del artículo seleccionado.

  • Descripción
  • Tipo de IVA
  • Precio de compra
  • Precio de Venta
  • Importe IVA
  • Precio PVP

Todos los datos que sean de nuestro interés pueden ser modificados. Los datos código, código de barras, stock y stock mínimo, deben ser rellenados con los datos del artículo en cuestión.

Para dar de alta el nuevo artículo debemos pulsar el botón “Aceptar“, para cancelar la inserción del nuevo artículo bastará con pulsar “Cancelar“.

De esta fácil forma podemos dar de alta artículos similares en los que por ejemplo cambia solo el color del mismo o la forma, pero que las características son prácticamente iguales, así como el precio.

 

Guardar




Ventas por Artículo – Gráficas

 

Ventas por Artículo – Gráficas

Ahora la pantalla “Ventas por Artículo” consta de dos pestañas. Una, “Ventas“, contiene la misma información que hasta ahora. La nueva pestaña “Gráficas“, muestra de forma gráfica las ventas realizadas por el artículo seleccionado, estos datos se muestran por periodos anuales y mensuales..

En la parte inferior la gráfica muestra las ventas por años. En la parte superior se muestran las ventas por meses según el año seleccionado. Por defecto cuando se entra en esta sección se mostrará el ultimo año. Para seleccionar otro año debe pulsar en la columna de la gráfica que indica el año.

Si un artículo no contiene datos de venta, evidentemente no se mostrará ningún dato en las gráficas.

En la parte superior de la ventana se muestra el código y descripción del artículo seleccionado.

 




Ofertas Artículos

Ofertas Artículos

Esta herramienta nos permite crear hojas de publicidad de forma muy simple y rápida para promocionar uno, dos, tres o cuatro productos de nuestro catalogo. La herramienta esta ubicada en “Etiquetas / Ofertas Artículos

Datos Hoja

La parte superior “Datos Hoja” nos permite configurar los datos que formarán nuestra hoja de ofertas. La “Cabecera” contendrá el titulo de la pagina. El “Pie” indicará la información del cierre de pagina. Estas dos lineas pueden ser ajustadas individualmente para ser justificadas a izquierda, centro o derecha del documento, así como elegir el color del texto de cada una de ellas. Para ello debemos seleccionar el campo a modificar y pulsar sobre uno de los botones situados en la parte derecha, “Izquierda“, “Centro” o “Derecha“, para justificar el texto, o “Color Texto“, para cambiar su color.

Datos Artículo

Para dar de alta una nueva promoción de un artículo, podemos realizarlo de tres formas:

  1. Posicionarnos en el control “Cargar Datos de Artículo“, situado en la parte derecha e introducir manualmente el código del artículo, previamente introduciendo el carácter “X“, o bien leyendo un código de barras del producto.
  2. Pulsando la tecla “F1“, se abrirá una ventana que nos permitirá buscar el artículo.
  3. Pulsando el botón “Altas“.

A través de las opciones 1 y 2, se rellenaran de forma automática los campos:

  • Código – Código del artículo.
  • Nombre – Nombre del artículo.
  • Precio – Precio actual del artículo.
  • Ruta Foto – Este dato solo sera rellenado si en la pantalla “Artículos” hemos rellenado previamente el campo “Imagen“. Tenga en cuenta que la imagen debe existir en la carpeta “Imagenes” situada en la carpeta de la aplicación, sino es así, se producirá un error..

Los demás campos deberán ser rellenados de forma manual:

  • Descripción – Una descripción detallada del producto.
  • Ruta Foto – La ruta de la imagen del producto.
  • Nuevo Precio – El precio en promoción del artículo.

Para seleccionar la imagen del producto tenemos diferentes opciones:

  1. Copiar o escribir directamente la ruta en el campo.
  2. Utilizar el botón “R” que se encuentra al final del campo, se abrirá el navegador de archivos desde el cual podemos seleccionar la imagen.
  3. Arrastrando el archivo de la imagen directamente a la ventana.

Si utilizamos la tercera opción para dar de alta una nueva promoción de un artículo, pulsando el botón “Altas“, se deberán introducir todos los datos de forma manual.

En el Grid, situado en la parte inferior de la pantalla, serán visibles todas las promociones creadas. Seleccionando una promoción, esta puede ser modificada, pulsando el botón “Modificar“, o eliminada, con el botón “Borrar Registro“.

El botón “Visualizar / Imprimir“, nos permite visualizar e imprimir las promociones previamente seleccionadas en el Grid. Se pueden seleccionar hasta un máximo de cuatro promociones. Las selecciones se realizan pulsando con el ratón sobre la linea del Grid y a su vez manteniendo pulsada la tecla CONTROL.

 

 

Existen 3 tipos diferentes de informes que son seleccionados de forma automática según el número de selecciones que realicemos. Cada uno adaptará el espacio según el número de artículos seleccionados.

Si necesita generar un archivo de la hoja de publicidad en formato Pdf, útil para enviar la promoción por email, pulse el botón “Generar Archivo PDF“, este archivo se guardará en la carpeta “Publi” ubicada en la carpeta que contiene la aplicación.

Tenemos la posibilidad de mostrar u ocultar una serie de campos en los informes generados, tanto visuales como impresos o en pdf. Son los siguientes:

  • Ocultar precio antiguo.
  • Ocultar precio oferta.
  • Ocultar código del artículo.

Para ocultar alguno de estos campos debemos marcar las casillas correspondientes.

 




Pasar datos artículos a archivo Excel

 

Pasar datos artículos a archivo Excel

Desde esta herramienta podemos generar un archivo en formato xls, que podremos leer y modificar con Excel.

La aplicación nos permite seleccionar los campos de información pertenecientes a la base de datos de Artículos con los que se generara el archivo xls.

Los campos disponibles son:

  • Código del producto.
  • Descripción del producto.
  • Precio de compra del artículo, con IVA.
  • Stock disponible.
  • Stock mínimo.
  • Precio venta sin IVA.
  • Importe del IVA.
  • Precio de venta total. PVP.
  • Ganancia del artículo.
  • Código de barras, EAN 13.
  • Ubicación del producto.
  • Imagen.
  • Código tipo IVA.
  • Tipo IVA.
  • Recargo Equivalencia del artículo.

Con los botones “Marcar Todo” y “Desmarcar Todo“, podemos seleccionar o deseleccionar todos los campos a transferir al archivo xls. También podemos elegir solo aquellos con los que queremos crear nuestro informe.

Para crear el archivo xls, pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos a Excel“, esta opción puede tardar unos minutos, dependiendo de la potencia de nuestro ordenador y de los campos que contenga la base de datos. Una vez registrados todos los datos se abrirá una pequeña ventana que nos preguntara si queremos guardar los cambios, deberemos pulsar “Si“, aparecerá una nueva ventana para guardar como, aquí podemos elegir la carpeta y el nombre que daremos a nuestro archivo xls.

Esta herramienta solo se puede utilizar si tenemos instalado en el ordenador la Suite Excel de Microsoft.

 




Artículos sin etiquetas

articulos-sin-codigo-de-barras

 

Hay productos que por su tamaño, fragilidad, precio, u otro motivo, no llevan etiqueta y no se les puede identificar mediante un código de barras o código de producto.

La pantalla “Artículos a Granel” situada en el menú “Artículos“, nos permitirá generar un listado con todos aquellos productos descritos anteriormente.

Podemos añadir un producto mediante el código de barras, o pulsando la tecla F1 y buscar por el código del producto.

El botón “Borrar Registro“, borrara el registro seleccionado. Para borrar todos los registros utilizaremos el botón “Borrar Todo“.

Con “Imprimir Listado“, generaremos un listado con todos los productos introducidos en la base de datos. En el listado aparecerán los siguientes campos:

  • Código.
  • Descripción.
  • Precio Venta al publico.
  • Código de barras.

Podemos utilizar el listado para proceder a la venta de este tipo de productos leyendo el código de barras del producto en cuestión. Esta opción nos puede ser de gran utilidad, sobre todo para artículos muy pequeños y artículos a granel.

 




Generar Listado Artículos en PDF

listado-articulos-en-pdf

 

En la pantalla Artículos se ha añadido un nuevo botón, “Archivo PDF“, que nos permite crear un listado de todos los artículos disponibles, en formato PDF.

Si este archivo lo sincronizamos con un servicio en la nube, como puede ser Dropbox o Mega, entre otros, podemos disponer en nuestro dispositivo móvil (Tablet o teléfono móvil) de un listado de precios de venta al publico de los artículos de nuestra tienda. Esto puede ser útil en caso de que se produzca un corte de luz o el ordenador de trabajo falle.

También podemos imprimir este listado en papel y tenerlo disponible para cuando ocurra alguna de las situaciones anteriores, aunque esta opción no es muy recomendable si modificamos los precios de venta o introducimos muy a menudo nuevos productos a la venta, ya que tendremos que imprimir nuevos listados constantemente para que se encuentren actualizados, ademas del considerable gasto en papel y tinta.

 




Visualizar imagen del producto

imagenes-productos

 

Esta pantalla nos permite visualizar una imagen de un artículo en concreto.

Para asociar la imagen del producto al articulo, se ha añadido un nuevo campo en la pantalla “Artículos/Artículos“, campo “Imagen“. Aquí deberemos poner el nombre que tendrá la imagen. El formato de la imagen debe estar en “jpg“.

Las imágenes de los productos deben ser añadidas a la carpeta “Imágenes“, que será creada en la carpeta principal de la aplicación.

Para poder visualizar la imagen del producto deberemos ir a “Artículos/Fotos Artículos“. Buscamos el producto por el código de barras o pulsando “F1” y buscar por su código de producto.

 




Gestión Stock Mínimo

gestion-stock-minimo

 

La gestión del stock mínimo nos permitirá controlar cuando debemos reponer los artículos con un stock bajo.

Cuando damos de alta un nuevo artículo, el sistema nos permite añadir dos parámetros que serán fundamentales para poder controlar el nivel de stock de nuestro almacén, y procurar que no falten existencias nunca de los productos que más vendemos.

Los campos que controlan el sistema de stock son:

  • Stock – El stock nos informa del número real de unidades disponibles de dicho artículo.
  • Stock Mínimo – Este dato muestra el número mínimo de artículos que debe haber disponible en todo momento, cuando el número real de artículos es menor al stock mínimo, se generara una alerta de que dicho artículo debe ser repuesto. Esta alerta la podremos ver en la pantalla “Stock/Stock Mínimo“.

Desde “Stock/Gestión Stock Mínimo“, controlaremos los parámetros de Stock Mínimo.

La primera herramienta que encontramos, situada en la parte superior de la pantalla, es “Inicializar stock mínimo en todos los artículos“.

  • En Unidades, seleccionamos el número de stock mínimo para cada uno de los artículos de la base de datos.
  • Pulsando el botón Procesar,  se generara el stock mínimo para todos los artículos.

Desde el siguiente apartado, Modificar stock mínimo artículo seleccionado, nos permitirá modificar de forma individual el stock mínimo del artículo que actualmente se encuentre seleccionado. No todos los artículos deben de tener el mismo stock mínimo, habrá diferentes artículos, que por su consumo u otro motivo, deberán de tener un stock más elevado y por tanto un stock mínimo diferente al resto.

Para buscar un determinado artículo, pulsaremos la tecla F1, en la nueva pantalla podremos buscar el artículo por su código, descripción o código de barras. Al pulsar el botón OK, el artículo quedará seleccionado en el Grid de la parte inferior de la pantalla.

  • En Unidades, seleccionamos el número de stock mínimo para dicho artículo.
  • Pulsando el botón Modificar, realizamos la modificación para dicho artículo.
  • Los botones Más y Menos, nos permiten incrementar o decrementar respectivamente el número de stock mínimo.

Desde Mostrar artículos podemos acotar la información que se muestra en el Grid:

  • Todos los artículos.
  • Artículos con stock menor o igual al mínimo establecido.
  • Artículos con stock igual a cero.
  • Artículos con stock menor a cero.

Modificar stock artículo seleccionado, nos permite incrementar o decrementar respectivamente el número de unidades en stock, no confundir con el stock mínimo.

El botón Poner a 0 stock negativo, pondrá todos los artículos de la base de datos con stock de unidades en negativo a cero unidades. Tras el uso del programa, si no controlamos meticulosamente las unidades de los artículos que vamos recibiendo periódicamente, se producirán descuadres en el mantenimiento del stock. Esta herramienta nos permitirá, en parte, solucionar el problema de stock negativo.

Con el botón Pasar artículo a pedido, podemos añadir el artículo seleccionado a “Artículos/Pedidos Proveedor“. El artículo será añadido a la base de datos con una unidad.

Cada vez que se realiza una venta o albarán desde Caja, o se realiza una Factura, el programa descontara de forma automática las unidades que han sido facturadas, y si el stock es inferior al stock mínimo se generara una alerta que será visible en “Stock/Stock Mínimo“.

Ocurrirá lo mismo descrito anteriormente cuando demos de alta o modifiquemos un artículo desde “Artículos/Artículos“, o modifiquemos el stock en “Stock/Añadir Stock

 




Pasar datos de archivos Excel a base de datos Articulos

Pasar datos de Excel

 

Si ya disponemos de los datos de los artículos y productos que vamos a vender, ya sea en un listado que nos proporcionen los fabricantes y distribuidores, o almacenados por nosotros en algún listado o archivo, podremos volcar dicha información a la nueva aplicación de una forma relativamente fácil.

El archivo deberá estar en formato Excel. Si los datos nos son proporcionados en pdf, existen herramientas gratuitas que transforman pdf en Excel de forma fácil.

En TPV disponemos de una herramienta “Herramientas/Pasar Datos de Excel a Artículos“, con la cual podremos incluir en la base de datos de Artículos, los artículos de venta de nuestra tienda. Para ello deberemos de seleccionar el archivo a tratar y configurar una serie de parámetros.

Lo primero que debemos hacer es abrir el archivo que queremos procesar y identificar los campos que exportaremos a la base de datos  de la aplicación TPV.

Cada columna del archivo Excel representa un campo, tendremos que identificar cada campo que nos interese y vincularlo con un  número en su correspondiente casilla de la herramienta de importación. Si por ejemplo, el campo que identifica el código del producto esta en la columna “C” del archivo Excel, deberemos introducir un “3” en la casilla “Código“. Lo mismo deberemos hacer con todos los campos que vayamos a importar.

Los campos de la base de datos disponibles son los siguientes:

  • Código – Código del artículo.
  • Descripción – Descripción del artículo.
  • Precio Compra – Precio de compra del producto.
  • Stock – Número de unidades del artículo.
  • Stock Mínimo – Esta opción no es utilizada de momento por el programa, en futuras versiones será implementada.
  • RAEE – Si se aplica el RAEE al producto.
  • Precio Venta – Precio de venta del producto, sin IVA.
  • Precio Total – Precio de venta al publico, con IVA.
  • Código de barras – Código de barras del artículo.
  • Ubicación – Ubicación o localización del producto.

 

Hay una serie de campos que nos permiten modificar el valor inicial o generarlo si este no existe:

  • Precio Compra – Para el correcto funcionamiento del programa es necesario conocer el precio final de compra de cada producto que vamos a vender, precio final con IVA incluido. Si el valor del listado no ofrece este dato, lo podemos calcular sobre el precio de compra neto. El primer campo nos permite realizar un descuento del tanto % que nos realice el fabricante, si no tenemos descuento pondremos 0 (cero). El segundo campo suma el RAEE, (cero) si no se aplica. El tercer campo indica el IVA. El cuarto campo indica el Recargo de Equivalencia, si no se aplica ponemos 0 (cero).
  • Stock – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • Stock Mínimo – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • RAEE – Si el listado Excel dispone de un campo RAEE, y marcamos las opciones “Utilizar RAEE para Calcular Precio Compra” o “Utilizar RAEE
    para Precio Venta“, se utilizara el RAEE especificado en cada linea de producto del archivo Excel.
  • Precio Venta – Se calcula el precio de venta más el porcentaje que especifiquemos en la primera casilla. En el número de columna debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.
  • Precio Total – La primera casilla indica el importe del RAEE, cero, si no lo aplicamos. La segunda casilla indica el IVA. Y la tercera casilla el Recargo de Equivalencia, cero, si no se aplica. En el número de columma debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.

 

Estos cálculos se realizaran por cada linea de productos que contenga el archivo, o por el rango que especifiquemos más abajo al realizar la importación.

 

  1. Una vez rellenados estos datos deberemos seleccionar el archivo Excel desde el botón “Buscar Archivo“, el archivo seleccionado será visible en en campo “Archivo Excel“.
  2. El campo “Nº Hoja” selecciona la hoja de Excel activa, generalmente la número 1.
  3. Linea Comienzo” indica la primera linea que contiene la información de cada artículo.
  4. Linea Final” indica la ultima linea que será procesada. Es muy importante que no haya lineas en blanco (sin datos), esto provocara un error en la importación.

Para hacer una prueba de la importación no es necesario seleccionar todos los datos, con seleccionar 10 o 15 lineas será suficiente para ver si el resultado se adapta a nuestras necesidades e ir corrigiendo los datos y campos que no muestren el resultado esperado.

 

Para pasar los datos a una base de datos temporal pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos de Excel“. Estos datos los podremos ver en la solapa “Datos“. De esta forma podemos hacer diferentes pruebas hasta encontrar la importación correcta. Si los datos no son correctos podemos borrar toda la base de datos importada pulsando sobre “Borrar todos los Datos“, y empezar la importación de nuevo.

Si los datos son correctos podemos importarlos ya a la base de datos definitiva de Artículos pulsando sobre el botón “Pasar Datos a Artículos“. Hay que estar seguros de que los datos que incorporamos son correctos ya que esta acción no se podrá deshacer una vez realizada. Para modificar los datos ya importados deberemos realizarlo desde “Artículos/Artículos“, desde aquí se podrá modificar o borrar cualquier dato.

Para una mayor seguridad es recomendable hacer una copia de seguridad de los datos desde “Herramientas/Copia de Seguridad” o realizando una copia en algún lugar seguro del archivo “Articulos.dbf“.