Pasar datos clientes a archivo Excel

Pasar datos clientes a archivo Excel

Desde esta herramienta podemos generar un archivo en formato xls, el cual podremos leer y modificar con la herramienta Excel o cualquier otra aplicación compatible como  Google Sheets, LibreOffice u OpenOffice.

La aplicación nos permite seleccionar los campos de información pertenecientes a la base de datos de Artículos con los que se generara el archivo xls.

Los campos disponibles son:

  • Código del Cliente.
  • Nombre.
  • Código Postal.
  • Población.
  • Provincia.
  • Dirección.
  • DNI
  • Teléfono Fijo.
  • Teléfono Móvil.
  • Fax.
  • Calidad Cliente.
  • Email.
  • Descuento Aplicado.

 

Con los botones “Marcar Todo” y “Desmarcar Todo“, podemos seleccionar o deseleccionar todos los campos a transferir al archivo xls. También podemos elegir solo aquellos con los que queremos crear nuestro informe.

Para crear el archivo xls, pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos a Excel“, esta opción puede tardar unos minutos, dependiendo de la potencia de nuestro ordenador y de la información que contenga la base de datos. Una vez registrados todos los datos se abrirá una pequeña ventana que nos preguntara si queremos guardar los cambios, deberemos pulsar “Si“, aparecerá una nueva ventana para guardar como, aquí podemos elegir la carpeta y el nombre que daremos a nuestro archivo xls.

Esta herramienta solo se puede utilizar si tenemos instalado en el ordenador la Suite Excel de Microsoft.




Modificaciones en la pantalla calculo intereses

Modificaciones en la pantalla calculo intereses

Se han incorporado nuevas funciones en la pantalla “Calculo Intereses“, disponible en el menú “Otros“.

Las nuevas herramientas permiten exportar los resultados obtenidos al realizar un calculo del pago mensual de intereses.

En la parte inferior derecha de la ventana se han añadido tres nuevos botones:

  • Imprimir – Generara un informe en pantalla conteniendo la información del Grid de la parte izquierda de la pantalla principal. Esta información puede ser impresa en cualquiera de las impresoras configuradas en el sistema.
  • Pasar Datos a Excel – Generamos un archivo en formato xls con los datos del calculo realizado. Se le preguntara donde y con que nombre guardar el archivo. Para poder utilizar esta herramienta deberá tener instalado en su ordenador la aplicación Excel de Microsoft.
  • Generar Archivo PDF – Se creara un archivo en formato PDF con los datos obtenidos al realizar un calculo de los intereses. Este archivo se guardara de forma automática en la carpeta “Intereses” ubicada en la carpeta que contiene la aplicación.

También se ha añadido un nuevo botón ubicado al lado del campo “Meses“, en la parte superior derecha de la ventana. Este botón nos permite transformar los años introducidos en meses para poder realizar los calculos. Si por ejemplo introducimos la cifra de 10, al pulsar el botón, está se transformara en 120, correspondiendo a los meses que tienen 10 años (10 x 12 = 120).

Todos los informes mostrarán al final del mismo los siguientes datos:

  • Tipo interés.
  • Plazo en meses.
  • Pago mensual.
  • Total importe intereses a abonar.
  • Total amortización
  • Y el importe total a devolver.

 

 




Pasar datos artículos a archivo Excel

 

Pasar datos artículos a archivo Excel

Desde esta herramienta podemos generar un archivo en formato xls, que podremos leer y modificar con Excel.

La aplicación nos permite seleccionar los campos de información pertenecientes a la base de datos de Artículos con los que se generara el archivo xls.

Los campos disponibles son:

  • Código del producto.
  • Descripción del producto.
  • Precio de compra del artículo, con IVA.
  • Stock disponible.
  • Stock mínimo.
  • Precio venta sin IVA.
  • Importe del IVA.
  • Precio de venta total. PVP.
  • Ganancia del artículo.
  • Código de barras, EAN 13.
  • Ubicación del producto.
  • Imagen.
  • Código tipo IVA.
  • Tipo IVA.
  • Recargo Equivalencia del artículo.

Con los botones “Marcar Todo” y “Desmarcar Todo“, podemos seleccionar o deseleccionar todos los campos a transferir al archivo xls. También podemos elegir solo aquellos con los que queremos crear nuestro informe.

Para crear el archivo xls, pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos a Excel“, esta opción puede tardar unos minutos, dependiendo de la potencia de nuestro ordenador y de los campos que contenga la base de datos. Una vez registrados todos los datos se abrirá una pequeña ventana que nos preguntara si queremos guardar los cambios, deberemos pulsar “Si“, aparecerá una nueva ventana para guardar como, aquí podemos elegir la carpeta y el nombre que daremos a nuestro archivo xls.

Esta herramienta solo se puede utilizar si tenemos instalado en el ordenador la Suite Excel de Microsoft.

 




Inventario

inventario

 

Inventario, como su nombre indica nos permite obtener un Inventario de los artículos disponibles en ese momento. Esta herramienta se encuentra en “Stock / Inventario“.

Disponemos de 3 formas para generar el inventario:

  1. Imprimir Inventario – Genera un informe de nuestro inventario el cual podrá ser impreso en papel.
  2. Pasar Inventario a Archivo Excel – Genera un archivo en formato Excel. Para poder utilizar esta opción, el ordenador debe tener instalada la aplicación Excel de Microsoft. Este formato es una buena opción si necesita modificar los datos del Inventario.
  3. Generar Archivo PDF – Genera un archivo del Inventario en formato PDF. Este archivo será guardado dentro de la carpeta de la aplicación, en una nueva carpeta llamada “Inventario“. El archivo se guardara con el nombre de la fecha y hora de su creación.

El inventario consta de los siguientes datos:

  • Código – Código del artículo.
  • Descripción – La descripción del artículo.
  • Stock – El número de unidades disponibles en ese momento.
  • Neto – El precio neto del artículo.
  • Tipo IVA – El tipo de Iva que se aplica a dicho artículo.
  • Total Neto – El precio total neto de todos los artículos con ese código que están en stock.

Al final del informe se encuentran los totales del número de piezas en stock y del importe neto de todos los artículos en stock.

El inventario solo contendrá aquellos productos con stock mayor de cero. Todos los productos con stock cero, o en negativo, no quedaran reflejados en el Inventario.

 




Pasar datos de archivos Excel a base de datos Articulos

Pasar datos de Excel

 

Si ya disponemos de los datos de los artículos y productos que vamos a vender, ya sea en un listado que nos proporcionen los fabricantes y distribuidores, o almacenados por nosotros en algún listado o archivo, podremos volcar dicha información a la nueva aplicación de una forma relativamente fácil.

El archivo deberá estar en formato Excel. Si los datos nos son proporcionados en pdf, existen herramientas gratuitas que transforman pdf en Excel de forma fácil.

En TPV disponemos de una herramienta “Herramientas/Pasar Datos de Excel a Artículos“, con la cual podremos incluir en la base de datos de Artículos, los artículos de venta de nuestra tienda. Para ello deberemos de seleccionar el archivo a tratar y configurar una serie de parámetros.

Lo primero que debemos hacer es abrir el archivo que queremos procesar y identificar los campos que exportaremos a la base de datos  de la aplicación TPV.

Cada columna del archivo Excel representa un campo, tendremos que identificar cada campo que nos interese y vincularlo con un  número en su correspondiente casilla de la herramienta de importación. Si por ejemplo, el campo que identifica el código del producto esta en la columna “C” del archivo Excel, deberemos introducir un “3” en la casilla “Código“. Lo mismo deberemos hacer con todos los campos que vayamos a importar.

Los campos de la base de datos disponibles son los siguientes:

  • Código – Código del artículo.
  • Descripción – Descripción del artículo.
  • Precio Compra – Precio de compra del producto.
  • Stock – Número de unidades del artículo.
  • Stock Mínimo – Esta opción no es utilizada de momento por el programa, en futuras versiones será implementada.
  • RAEE – Si se aplica el RAEE al producto.
  • Precio Venta – Precio de venta del producto, sin IVA.
  • Precio Total – Precio de venta al publico, con IVA.
  • Código de barras – Código de barras del artículo.
  • Ubicación – Ubicación o localización del producto.

 

Hay una serie de campos que nos permiten modificar el valor inicial o generarlo si este no existe:

  • Precio Compra – Para el correcto funcionamiento del programa es necesario conocer el precio final de compra de cada producto que vamos a vender, precio final con IVA incluido. Si el valor del listado no ofrece este dato, lo podemos calcular sobre el precio de compra neto. El primer campo nos permite realizar un descuento del tanto % que nos realice el fabricante, si no tenemos descuento pondremos 0 (cero). El segundo campo suma el RAEE, (cero) si no se aplica. El tercer campo indica el IVA. El cuarto campo indica el Recargo de Equivalencia, si no se aplica ponemos 0 (cero).
  • Stock – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • Stock Mínimo – Se añadirá el stock indicado en el primer campo.
  • RAEE – Si el listado Excel dispone de un campo RAEE, y marcamos las opciones “Utilizar RAEE para Calcular Precio Compra” o “Utilizar RAEE
    para Precio Venta“, se utilizara el RAEE especificado en cada linea de producto del archivo Excel.
  • Precio Venta – Se calcula el precio de venta más el porcentaje que especifiquemos en la primera casilla. En el número de columna debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.
  • Precio Total – La primera casilla indica el importe del RAEE, cero, si no lo aplicamos. La segunda casilla indica el IVA. Y la tercera casilla el Recargo de Equivalencia, cero, si no se aplica. En el número de columma debemos de seleccionar la columna que indica el precio de compra.

 

Estos cálculos se realizaran por cada linea de productos que contenga el archivo, o por el rango que especifiquemos más abajo al realizar la importación.

 

  1. Una vez rellenados estos datos deberemos seleccionar el archivo Excel desde el botón “Buscar Archivo“, el archivo seleccionado será visible en en campo “Archivo Excel“.
  2. El campo “Nº Hoja” selecciona la hoja de Excel activa, generalmente la número 1.
  3. Linea Comienzo” indica la primera linea que contiene la información de cada artículo.
  4. Linea Final” indica la ultima linea que será procesada. Es muy importante que no haya lineas en blanco (sin datos), esto provocara un error en la importación.

Para hacer una prueba de la importación no es necesario seleccionar todos los datos, con seleccionar 10 o 15 lineas será suficiente para ver si el resultado se adapta a nuestras necesidades e ir corrigiendo los datos y campos que no muestren el resultado esperado.

 

Para pasar los datos a una base de datos temporal pulsaremos sobre el botón “Pasar Datos de Excel“. Estos datos los podremos ver en la solapa “Datos“. De esta forma podemos hacer diferentes pruebas hasta encontrar la importación correcta. Si los datos no son correctos podemos borrar toda la base de datos importada pulsando sobre “Borrar todos los Datos“, y empezar la importación de nuevo.

Si los datos son correctos podemos importarlos ya a la base de datos definitiva de Artículos pulsando sobre el botón “Pasar Datos a Artículos“. Hay que estar seguros de que los datos que incorporamos son correctos ya que esta acción no se podrá deshacer una vez realizada. Para modificar los datos ya importados deberemos realizarlo desde “Artículos/Artículos“, desde aquí se podrá modificar o borrar cualquier dato.

Para una mayor seguridad es recomendable hacer una copia de seguridad de los datos desde “Herramientas/Copia de Seguridad” o realizando una copia en algún lugar seguro del archivo “Articulos.dbf“.